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Lina--国际空运进出口操作的工作心得
2015-03-13 10:49:28   来源:大智通国际空运   评论:0 点击:

  做空运进出口操作已经有一段时间了,发现一个很奇怪的现象。有的操作整天和客户吵来吵去,有的却和客户关系很好。有的操作可以同时处理
  做空运进出口操作已经有一段时间了,发现一个很奇怪的现象。有的操作整天和客户吵来吵去,有的却和客户关系很好。有的操作可以同时处理20几票货物,一个月做300票左右很正常。有的一个月做四五十就很累了。我就是经历了从一个月四五十票到一个月二三百票的过程。
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国际空运进出口操作

 
  首先从接到业务员BOOKING来说。好的BOOKING上会有你所需要的大部分信息。正确的收发货人资料、中英文品名、件数、体积、重量、航班情况、送货时间、司机资料、报关方式、分单号、客人联系方式等。这样的BOOKING是每个操作都喜欢的。因为不需要和客人在多打电话,直接定舱就可以了。但是,我认为无论BOOKING上的信息是不是完整都要第一时间跟客人打电话。如果信息完整就问一句资料是不是正确,不全的话就要询问需要的信息。这样做还有一个其他不容易被察觉的好处:客户发BOOKING过来肯定是很关心自己货物舱位的情况的,你第一时间就打电话过去和客人确认信息,客人就会觉得舱位应该是没问题。如果是直客的话给他留下的印象就是专业!快速!。客人有了这种想法,相信接下来的1个小时是不会再打电话过来了(之前说过,从订舱到舱位确认要1个小时左右)。
 
  舱位确定后,就要给客人入仓图了。给入仓图的时候要问客人的就是报关上的问题了。比如报关单证、是否退税,并提醒客人报关和入仓时候要注意的地方。建议打这个电话之前先问一下报关行这样的货物报关要注意的地方。如果是直客,客人如果说他提供的报关单证齐全,建议不要轻信这句话(合作久的就没问题了)。我刚开始做的时候有好多直客说他们报关资料齐全,结果到报关员那里发现只有箱单和发票!第一次合作最好能看一下客人做的报关资料,看有没有要改动的地方。
  接下来就是送货的问题了。在送货时间上要给自己留出充分的时间。比如货站是6:00下班,不能告诉客人说6:00之前到。谁也不知道货物最终送到要多长时间,万一晚到了事情就不好解决了。我一般都告诉客人说下午4:00之前到。这样即使货物5点到的也不会耽误。客人还会想:真好,原本四点到,现在5点到的还不耽误,不错。你或许笑话我说“医之好治无病以为功”,但是这真的是很关键的,比如你说6点到,客人6:30到的,进不了仓,他就认为:我只晚到了半小时就进不去仓了,你们能力也太差了吧!
  货物进仓完毕,主单打好后就要去报关了。主单打好的第一时间复印一份给客人传真过去,然后再拿去报关(相信大家都是这么做的)。一来是对单,二来是有足够的时间来做分单和仓单。如果说前期工作做的好的话,报关这里就不需要什么了。如果前期做的不是很充分,这里可能有些东西要问。相信做的久的操作都知道报关员会问什么。大概说一下。
  1. 应提供的单证:手写报关单,发票,装箱单,合同,报关委托书,公司的便签,(要相应盖公司单)
  2. 空运出口货物是服装类:牌子、具体成份、针织/梭织、男/女装
  3. 空运出口货物是机器类:牌子、型号、用途
  4. 如果客人要求退税的单:货源地、成交方式、结汇方式、商品编号
  需要商检的东西我知道的也不全,就不说了。大家可以具体询问报关员。呵呵
  报关放行之后,客人的随机资料也做好了。这个时候就可以让现场的同事交单了。交单之前最好和客人再确认一下资料。有些点需要正本随机,比如中东、东欧、南美、东南亚一些点,这个要和客人确认好,如果客人不清楚就问报关行/。这些再拿到BOOKING的时候就要问客人的。
  交单后要马上做帐单给客人。因为可能会有一些BOOKING上没有的费用产生,越早让客人知道越好。货物还没飞的情况下,即使产生一些费用也好商量,但是航班一旦飞了再告诉客人就不太容易收回来了。
  帐单确认OK后就没有什么可担心的了。但是不等于这票货物就操作完了,接下来会有一件很重要的事情要做-----货物信息跟踪。我认为,信息跟踪才是体现一个公司服务质量的关键。我的做法是每天早上开始的一段时间就是查询货物的信息,然后发邮件给客户。事实证明,如果你能让客户在一打开邮箱的时候就看到昨天起飞的货物的情况,他会夸你的。这一点很重要!也是我喜欢做操作的一个很大原因。
  其实最费时间的就是入系统了。不知道大家的系统入一票货物要多长时间。我做过试验,我们家的系统最快也要6分钟才能入完一票系统。平均每天要一个多小时入系统。
  好了,我们来计算一下一天的时间。早上8:30到公司,开始查询昨天飞的货物的信息,最多9:10左右完成查询和发邮件的工作。9:10开始录入系统。一般业务员9:00-10:00这段时间不会给BOOKING我,所以这一个小时安排做一些如录系统之类的杂事。10:00以后陆续开始有BOOKING来。还是那样,接到BOOKING就打电话,确认信息。以一票货物为例。我10:00接到BOOKING,花2分钟确认信息。能提供全当然好。不能提供的要客人去准备。这样10:02就能完成。安排订舱花2分钟。到舱位确认有56分钟的时间。11:00舱位确认,传入仓图,要客人提供未提供的资料,确认入仓时间,报关注意事项。4分钟可以搞定。第一阶段工作完成。中间的时间同样的顺序操作其他的货物。一般来讲,下午2:00-5:00是到货的高峰,这段时间就是在不停的传主单,5:00-6:00之间就是不停的在接随机文件,打印,给现场同事。5:00以后接到到业务员的BOOKING就不要操作了,因为航空公司已经下班了,订过去也没用,留到第二天早上订。不过要和客人讲一下。绝对不用加班哦。呵呵!
 
  做国际空运进出口操作省时省力的小方法:
  1.接到BOOKING的第一时间就确认信息。做的熟的客户直接连报关需要的信息也确认。
  2.注意保存客户电子版的BOOKING。经常出货的客户,收发货人的资料等信息都是一样的。顶多就四五种情况。分别保存了电子版的,订舱的时候直接复制粘贴就好了。
  3.千万不要用回形针夹文件。因为FILE一多,很容易相互夹到,找文件的时候不到。钉书机也不好用,因为有很多文件要抽出来用。建议用透明的单页文件夹,好看,还不容易搞混,操作完就订起来。
  4.对货物情况预判能力要强。当然,这需要经验。做的好的操作在接到BOOKING的第一时间就要知道在放行前可能会有哪些BOOKING上没有的费用产生。
  5.信息反馈要及时。只要有预料之外的事情产生,马上反映给客人和业务员。自己该做的马上联系相关人员解决。一旦有费用纠纷,交给业务员去解决,自己不要插手,把情况如实反映给业务员就可以了。
  6.资料给到要及时准确。如果报关担心资料或者随机资料出错可以让客人提供空白盖公章的备份。
  7.千万不要业务员或者客户说什么就是什么!!!相信不少操作会抱怨业务或者客户提出的要求太难做,要加班才能解决。要知道,你才是最了解操作的,最有能力掌控从接到BOOKING到货物飞出期间所发生的事。业务员为了拦到货,可能答应客人晚送货,帮忙做报关资料,做随机文件等要求。客人只是懒,但是他一句话你就可能忙半天。所以不在操作职责之外的工作,要不就不做,要不就收钱。
  8.客户是要培养的。不要答应客户的过分要求。你这次做了,下次不做他就不高兴。如果你坚持不做一两次他们也就不再要求了。不要担心会丢失客户,同行既然给你们走货,说明你们价格好。直客给你们走货说明他相信你们,你严正的告诉他如果按他说的做会有风险或者费用,他还会坚持吗?(当然,直客的要求要适当考虑)。我操作的70%货物能做到只需要订舱之前打一个电话,放行之后打个电话传个帐单就可以,很省心。
  好了,就说这么多了。操作是一个公司和客人接触最多的一部分,是直接面对客户的人。如果说业务是一个公司的门面,操作就是这个公司的内涵。操作水平决定了服务的水平。价格,仅仅是其次。操作真的很重要。我要是老板,我就给做的好的操作很高的工资,呵呵。
 
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